Polisi parthed â Storio, Trafod, Defnyddio a Gwaredu mewn ffordd ddiogel Gwybodaeth a Ddatgelwyd
1. Cefndir
1.1 Rhaid i’r holl fudiadau sy’n defnyddio’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) i helpu asesu addasrwydd ymgeiswyr am swyddi o ymddiriedaeth, a sy’n derbyn gwybodaeth a Ddatgelwyd, gydymffurfio’n llwyr gyda Chôd Ymarfer y GDG.
1.2 I gydymffurfio â’r Côd, rhaid i bob mudiad o’r math feddu ar bolisi ysgrifenedig sy’n datgan sut y maent yn trafod ac yn diogelu Gwybodaeth a ddatgelwyd. I’r perwyl hwn, bydd yr egwyddorion canlynol a gynhwysir yn y polisi hwn yn sicrhau cydymffurfiaeth â’r Côd.
2. Cyfrifoldebau
2.1 Fel mudiad sy’n defnyddio y GDG i helpu asesu addasrwydd ymgeiswyr am swyddi o ymddiriedaeth, mae Trac Cymru yn cydymffurfio’n llwyr gyda Chôd Ymarfer y GDG o safbwynt trafod, defnyddio, storio, cadw a gwaredu yr hyn a Ddatgelir a gwybodaeth a Ddatgelwyd yn y modd cywir.
2.2 Mae Trac Cymru yn cydymffurfio’n llwyr gyda’i rwymedigaethau o dan y Ddeddf Diogelu Data ac unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol arall yn ymwneud â thrafod, defnyddio, storio, cadw a gwaredu gwybodaeth a Ddatgelwyd mewn ffordd ddiogel, ac mae gennym bolisi ysgrifenedig ar y materion hyn. Mae’r polisi ar gael, ar gais, i unrhywun sydd am ei weld.
3. Côd Ymarfer Trac Cymru
3.1 Storio a chyrchu: Ni fydd Gwybodaeth ddatgeliad fyth yn cael ei chadw ar ffeil bersonol ymgeisydd, ond yn cael ei chadw’n ddiogel ar wahan, mewn cynhwysyddion storio o dan glo. Bydd mynediad at y fath wybodaeth yn cael ei rheoli’n llym, a dim ond y rheini sydd â’r hawl, yn rinwedd ei swydd, i’w gweld fydd yn cael eu cyrchu.
3.2 Trafod: Yn unol ag adran 124 o Orchymyn Deddf yr Heddlu 1997, bydd gwybodaeth Datgeliad ond yn cael ei gyflwyno i’r rhai sydd wedi eu hawdurdodi i’w dderbyn, a hynny yn rinwedd eu swydd.
3.3 Bydd trac yn cadw cofnod o bawb sydd wedi derbyn Datgeliad neu wybodaeth a Ddatgelwyd ac mae Trac Cymru yn cydnabod ei bod hi’n dramgwydd droseddol i gyflwyno’r wybodaeth hon i unrhywun nad oes ganddynt yr hawl i’w derbyn.
3.4 Defnydd: Defnyddir gwybodaeth a ddatgelwyd at y pwrpas penodol y gofynwyd amdano yn unig, ac at y pwrpas y mae’r ymgeisydd wedi rhoi ei ganiatád llawn.
3.5 Cadw: Unwaith bod penderfyniad recriwtio (neu benderfyniad perthnasol arall) wedi’i wneud, ni fydd trac yn cadw Gwybodaeth a ddatgelwyd yn hwy na sy’n wirioneddol angenrheidiol. Hyd at chwe mis yw’r terfyn arferol, er mwyn caniatáu ystyriaeth ac i ddatrys unrhyw anghydfod neu gwyn.
3.6 Os, mewn amgylchiadau gwbl eithriadol, yr ystyrir bod angen cadw gwybodaeth Datgeliad am fwy na chwe mis, bydd trac yn ymgynghori gyda’r GDG ynglyn â hyn. Cyn rhoi caniatád, bydd y GDG yn rhoi ystyriaeth lawn i ofynion Gwarchod Data a Hawliau Dynol parthed ag unrhyw gais i weld gwybodaeth a ddelir ar ffeil.
3.7 Gwaredu: Unwaith bod y cyfnod cadw wedi dod i ben, bydd trac yn sicrhau bod unrhyw Wybodaeth a ddatgelwyd yn cael ei ddifa ar unwaith mewn ffordd ddiogel h.y. drwy ei rwygo, ei fathru neu ei losgi.
3.8 Tra’n aros ei ddifa, ni chedwir unrhyw Wybodaeth a ddatgelwyd mewn unrhyw gynhwysedd anniogel (e.e. bin sbwriel neu sach sbwriel cyfrinachol).
3.9 Ni fydd Trac Cymru yn cadw llungopi neu ddelwedd arall o’r Datgeliad neu unrhyw gopi neu atgynhyrchiad o gynnwys Datgeliad.
3.10 Serch hynny, er gwaethaf yr uchod, bydd trac yn cadw cofnod o ddyddiad cyhoeddi Datgeliad, enw’r gwrthrych, y math o Ddatgeliad a ofynnir amdano, y swydd y gwnaethpwyd cais am Ddatgeliad amdani, rhif cyfeirnod unigryw y Datgeliad a manylion y penderfyniad recriwtio a wnaethpwyd.
Adolygwyd a chytunwyd gan Fwrdd Ymddiriedolwyr Trac Cymru ar 20 Medi 2022.
