Polisi Gwirfoddoli

1. Cyflwyniad

1.1 Mae’r polisi hwn yn amlinellu’r egwyddorion cyffredinol ar gyfer gweithredu gwirfoddol yn Trac Cymru. Mae’n berthnasol i bawb yn y mudiad, gan gynnwys gwirfoddolwyr, staff, aelodau, a’r rheini sydd wedi’u hethol neu’u penodi i swyddi cyfrifol.
1.2 Mae’r polisi hwn wedi’i gefnogi gan Bwrdd Trac Cymru a bydd yn cael ei adolygu yn flynyddol, i sicrhau ei fod yn dal yn briodol i anghenion Trac Cymru Cymru a’i wirfoddolwyr.

2. Ymrwymiad

2.1 Mae Trac Cymru yn cydnabod bod gwirfoddolwyr yn cyfrannu mewn nifer o wahanol ffyrdd, bod eu cyfraniad yn unigryw, ac y gall gwirfoddoli fod o fudd i ddefnyddwyr gwasanaethau, i staff, i gymunedau lleol ac i’r gwirfoddolwyr eu hunain. Mae Trac Cymru yn gwerthfawrogi cyfraniad gwirfoddolwyr ac mae wedi ymrwymo i gynnwys gwirfoddolwyr mewn swyddogaethau priodol ac mewn ffyrdd sy’n annog ac yn cefnogi gwirfoddolwyr ac yn datblygu gwirfoddoli.
2.2 Mae Trac Cymru yn cydnabod ei gyfrifoldeb i drefnu ei wirfoddoli mewn modd effeithlon a sensitif fel y caiff y rhodd werthfawr, sef amser y gwirfoddolwr, ei defnyddio orau er lles pawb.

3. Diffiniad

3.1 Mae gwirfoddoli yn fynegiant pwysig o ddinasyddiaeth ac yn elfen bwysig o ddemocratiaeth hefyd. Mae gwirfoddolwyr yn bobl sy’n cyfrannu eu hamser, eu hegni a’u sgiliau er budd y gymuned, a hynny yn ddi-dâl ac o’u gwirfodd.

4. Datganiad o werthoedd ac egwyddorion

4.1 Mae gwirfoddoli yn weithgaredd dilys a hanfodol sy’n cael ei gefnogi a’i annog gan Trac Cymru ac ni fwriedir iddo gymryd lle gwaith cyflogedig. Mae rôl gwirfoddolwyr yn ategu rôl staff cyflogedig, ond nid yw’n cymryd ei lle.
Bydd camau priodol yn cael eu cymryd i sicrhau bod staff cyflogedig yn glir ynghylch rôl gwirfoddolwyr, ac i feithrin perthynas waith dda rhwng staff cyflogedig a gwirfoddolwyr.
4.2 Ni fydd gwirfoddolwyr yn cael eu defnyddio i wneud gwaith staff cyflogedig yn ystod cyfnodau o weithredu diwydiannol.
4.3 Mae rôl y gwirfoddolwr yn berthynas rodd, yn rhwymedig mewn anrhydedd, ymddiriedaeth a chyd-ddealltwriaeth yn unig. Ni ellir gosod unrhyw rwymedigaethau, cytundebol neu fel arall, ar wirfoddolwyr i fod yn bresennol, i roi nac i gael lleiafswm amser i gyflawni’r tasgau sy’n ymwneud â’u gweithgareddau gwirfoddol.
4.4 Yn yr un modd, ni ellir cymell y mudiad i ddarparu un ai tasgau rheolaidd neu dâl neu fudd arall am unrhyw weithgaredd a wna’r gwirfoddolwr.
4.5 Er bod gwirfoddolwyr yn rhoi eu hamser o’u gwirfodd a heb rwymedigaeth, gellir rhagdybio y ceir cydgefnogaeth a chyd-ddibyniaeth. Cydnabyddir cyd-ddisgwyliadau – yr hyn y mae’r mudiad yn ei ddisgwyl o wirfoddolwyr a’r hyn y mae gwirfoddolwyr yn ei ddisgwyl o’r mudiad.

5. Cydlynu Gwirfoddolwyr

5.1 Bydd gan bob gwirfoddolwr aelod o staff neu wirfoddolwr enwebedig i gynnig arweiniad a chyngor i’r gwirfoddolwr, i’w helpu i gyflawni tasgau yn effeithiol. Rhoddir gwybod i wirfoddolwyr â phwy y dylent gysylltu am gefnogaeth a goruchwyliaeth.
Cyfeirir yn benodol at ‘gydlynu gwirfoddolwyr’ ym mhob disgrifiad swydd perthnasol o fewn y sefydliad.
5.2 Y deilydd swydd a enwebwyd i fod yn bennaf gyfrifol am ddatblygiad gweithgareddau gwirfoddol yn y mudiad yw’r Cyfarwyddydd. Mae’r unigolyn hwn yn gyfrifol am reoli gwirfoddolwyr y mudiad, ac am eu lles.

6. Recriwtio a Dethol

6.1 Mae Trac Cymru wedi ymrwymo i gyfle cyfartal ac mae’n credu y dylai gwirfoddoli fod yn agored i bawb, beth bynnag bo’u hil, rhywedd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau gwleidyddol neu eu cefndir troseddol nad yw’n creu risg i grwpiau sy’n agored i niwed gan gynnwys plant. Derbynnir cymorth gwirfoddolwr ar gyfer rôl benodol ar sail teilyngdod, a’r unig faen prawf wrth ddethol fydd addasrwydd yr unigolyn i gyflawni’r tasgau y cytunwyd arnynt. Bydd gwybodaeth am y gwirfoddolwr nad yw’n berthnasol i sut y cyflawnir y tasgau gwirfoddoli dan sylw yn cael ei hanwybyddu gan y mudiad o ran recriwtio a dethol.
6.2 Bydd cyfleoedd gwirfoddoli yn cael eu hyrwyddo’n eang fel eu bod ar gael yn hwylus i bob aelod o’r gymuned.
6.3 Bydd gwirfoddolwyr nad ydynt yn addas ar gyfer tasg benodol un ai’n cael cynnig cyfle arall i wirfoddoli gyda’r mudiad neu’n cael eu cyfeirio at y Ganolfan Wirfoddoli agosaf.
6.4 Gofynnir i bob gwirfoddolwr gyflwyno dau eirda a byddant yn cael gwahoddiad i gyfweliad anffurfiol. Os bydd y gwirfoddolwr yn cynnal gweithgareddau gyda grwpiau agored i niwed (plant a/neu oedolion), efallai y cynhelir gweithdrefnau recriwtio diogel eraill gan gynnwys gofyn i’r gwirfoddolwr fynd trwy wiriad manwl gan y Gwasanaeth Datgeli a Gwahardd (GDG). Bydd gwybodaeth fanylach ar gael yn benodol ar ofynion deddfwriaethol ac ar rôl benodol y gwirfoddolwr.
6.5 Bydd gan wirfoddolwyr ddisgrifiad cryno a chlir o’u tasgau a fydd yn cael ei adolygu ar ôl yr angen. Caiff y disgrifiadau o’r tasgau eu paratoi ar y cyd rhwng y gwirfoddolwr a’r unigolyn dynodedig y cyfeirir ato uchod.
6.6 Bydd gwirfoddolwyr newydd yn cael eu cyflwyno’n iawn i’r mudiad.
6.7 Bydd gwirfoddolwyr yn cael eu briffio’n iawn ynghylch y gweithgareddau a wneir, a byddant yn cael yr holl wybodaeth angenrheidiol er mwyn rhoi cyfle iddynt berfformio’n hyderus.

7. Hyfforddi a Datblygu

7.1 Bydd pob gwirfoddolwr yn cael gwybod am bolisïau perthnasol y mudiad, a bydd gan bob gwirfoddolwr fynediad atynt, gan gynnwys y polisïau hynny sy’n gysylltiedig â gwirfoddoli, iechyd a diogelwch, diogelu grwpiau agored i niwed a chyfle cyfartal.
7.2 Mae datblygu hyfforddiant a chefnogaeth i wirfoddolwyr yn un o brif flaenoriaethau’r mudiad er mwyn sicrhau bod yr wybodaeth a’r sgiliau angenrheidiol ganddynt i gyflawni eu tasgau. Cyfrifoldeb yr unigolyn dynodedig y cyfeirir ato uchod fydd sicrhau y darperir yr hyfforddiant hwn. Cyfrifoldeb y gwirfoddolwr fydd mynychu’r hyfforddiant perthnasol.

8. Cefnogaeth, Goruchwyliaeth a Chydnabyddiaeth

8.1 Bydd gan bob gwirfoddolwr unigolyn cyswllt y gall fynd ato â’i bryderon ynghylch gwirfoddoli ac i ofyn am arweiniad a chefnogaeth.
8.2 Bydd gan wirfoddolwyr fynediad at gefnogaeth a goruchwyliaeth reolaidd. Bydd hyn yn rhoi’r cyfle i’r gwirfoddolwr ac i’r goruchwyliwr nodi, monitro a gwerthuso cyfranogiad y gwirfoddolwr, cydnabod llwyddiannau a nodi anghenion hyfforddi unigol, gan gynnwys hyfforddi sy’n berthnasol i’w rôl wirfoddol benodol ac i’w ddatblygiad personol ehangach. Bydd pa mor aml y cynhelir y sesiynau hyn, am ba hyd ac ar ba ffurf, yn cael ei drafod rhwng y gwirfoddolwr a’r swyddog dynodedig y cyfeirir ato uchod.
8.3 Rhoddir y cyfle, lle bo hynny’n briodol, i wirfoddolwyr rannu eu barn gyda staff ehangach y mudiad, mewn cyfarfodydd staff a.y.b.

9. Treuliau

9.1 Mae Trac Cymru yn cydnabod ei bod yn bwysig ad-dalu’r costau teithio i leoliad y gwirfoddoli ac oddi yno, a’r costau eraill a geir wrth wirfoddoli, o safbwynt cyfle cyfartal. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn sicrhau bod gan bob unigolyn fynediad at gyfleoedd gwirfoddoli.
9.2 Gall gwirfoddolwyr y mudiad hawlio mân dreuliau rhesymol, ar yr amod bod ganddynt dderbynneb fel tystiolaeth o’r gwariant. Esbonnir yr hyn y gellir ei hawlio yn ôl gan y mudiad a sut mae cyfrifo treuliau i’r gwirfoddolwr cyn iddo ddechrau ar unrhyw weithgaredd sy’n debygol o achosi treuliau.
9.3 Mae gan y mudiad agwedd gyson at ad-dalu treuliau sydd yr un fath ar gyfer gwirfoddolwyr, staff a.y.b. fel y cymeradwyir gan Gyllid y Wlad.
9.4 Cyfrifoldeb yr unigolyn dynodedig y cyfeirir ato uchod yw rhoi gwybod i wirfoddolwyr am y weithdrefn ar gyfer ad-dalu treuliau.

10. Yswiriant

10.1 Mae polisïau yswiriant atebolrwydd y mudiad yn cynnwys gweithgareddau gwirfoddolwyr ac atebolrwydd drostynt.
10.2 Ni fydd y mudiad yn yswirio eiddo personol y gwirfoddolwr rhag colled neu ddifrod.

11. Cyfrinachedd

11.1 Bydd y mudiad yn rhoi gwybod i’r gwirfoddolwr am ei weithdrefnau a’i bolisi cyfrinachedd, lle bo hynny’n briodol. Byddai hyn yn cynnwys y rheini sy’n gysylltiedig â gwybodaeth bersonol am y gwirfoddolwr sy’n cael ei dal gan y mudiad.

12. Datrys Anghydfodau

12.1 Mae’r mudiad yn ymdrechu i drin pob gwirfoddolwr yn deg, yn wrthrychol ac yn gyson. Mae’r mudiad yn ymdrechu i sicrhau bod barn gwirfoddolwyr yn cael ei chlywed, a’i nodi, ac y bydd gweithredu arni ar unwaith. Mae hefyd yn ymdrechu i ddod o hyd i ateb cadarnhaol a chyfeillgar sy’n seiliedig ar ganllawiau’r mudiad ar gyfer datrys anghydfodau.
12.2 Mae’r swyddog dynodedig y cyfeirir ato uchod yn gyfrifol am ddelio â phroblemau yn ymwneud ag ymddygiad neu gwynion y gwirfoddolwyr, a dylai’r rhain gael eu cyfeirio ato/i. Os cyfyd problem, dylid cael gafael ar yr holl ffeithiau perthnasol cyn gynted ag sy’n bosibl. Bydd y mudiad yn cefnogi’r gwirfoddolwr wrth iddo geisio datrys y broblem mewn modd anffurfiol. Os na ellir datrys y broblem mewn modd anffurfiol, cyfeirir at bolisïau a gweithdrefnau cwyno ehangach (sy’n cynnwys gwirfoddolwyr) y mudiad. Os yw ymddygiad gwirfoddolwr drosodd a throsodd yn annerbyniol, neu’n ddifrifol o annerbyniol, gellir gofyn iddo newid ei rôl, neu adael y mudiad.

13. Hawliau a Chyfrifoldebau

13.1 Mae’r mudiad yn cydnabod hawl y gwirfoddolwyr:
13.1.1 i gael gwybod yr hyn a ddisgwylir (a’r hyn na ddisgwylir) ohonynt
13.1.2 i gael digon o gefnogaeth wrth wirfoddoli
13.13 i gael eu gwerthfawrogi
13.1.4 i wirfoddoli mewn amgylchedd diogel
13.1.5 i gael eu hyswirio
13.1.6 i gael gwybod beth yw eu hawliau a’u cyfrifoldebau os bydd rhywbeth yn mynd o’i le
13.1.7 i gael mân dreuliau perthnasol
13.1.8 i gael hyfforddiant priodol
13.1.9 i beidio ag wynebu gwahaniaethu
13.1.10 i gael cynnig y cyfle i ddatblygu’n bersonol

13.2 Mae’r mudiad yn disgwyl i wirfoddolwyr:
13.2.1 fod yn ddibynadwy
13.2.2 bod yn onest
13.2.3 parchu cyfrinachedd
13.2.4 gwneud yn fawr o gyfleoedd hyfforddi a chefnogi
13.2.5 cyflawni tasgau mewn modd sy’n adlewyrchu nodau a gwerthoedd y mudiad
13.2.6 cyflawni tasgau o fewn y canllawiau y cytunwyd arnynt
13.2.7 parchu gwaith y mudiad a pheidio â dwyn anfri arno
13.2.8 comply with the organisation’s policies

Adolygwyd a chytunwyd gan Fwrdd Ymddiriedolwyr Trac Cymru ar 20 Medi 2022.