Polisi Gweithwyr Llawrydd

1. Cyd-destun y Polisi

1.1 Yr ydym yn cydnabod rôl hanfodol gweithwyr llawrydd yn y sector ddiwylliannol, a’r budd mawr sydd yn deillio ofeithrin y fath berthynasau. Yr ydym o’r farn ei fod yn bwysig cydnabod yr heriau sy’n wynebu gweithwyr llawrydd, heriau nad yw staff cyflogedig yn rhannu, ac am ddarganfod ffyrdd o ddarparu cyflogaeth ar sail cyfartal a theg. Mae’r polisi hwn yn amlinellu ein hymrwymiad at yr egwyddor.

1.2 Mae Trac Cymru yn cyflogi artistiaid, tiwtoriaid a staff prosiect ar sail llawrydd, yn bennaf er mwyn darparu gweithgareddau dysgu creadigol neu ddatblygu gwaith artistig gyda ni.

1.3 Mae Trac Cymru yn cymryd camau positif i sicrhau cynwysoldeb ac amrywiaeth yn ein gweithlu ac yn ceisio darparu, yn weithredol, cyfleoedd ar gyfer aelodau cymunedau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol (gweler hefyd ein Polisi a Chynllun EDI).

1.4 Yr ydym wedi’n hymrwymo i drin gweithwyr llawrydd gyda thegwch a pharch, gan gydnabod nad oes ganddynt, o ran eu telerau ac amodau, yr un manteision a sydd gan staff cyflogedig. Yr ydym yn gwerthfawrogi’r cyfleodd i gydweithio gyda staff llawrydd, cydweithio sy’n gwella gallu Trac Cymru i gyflwyno ei waith. Mae’r canlynol yn darlunio’r ymrwymiad hwn: 

2.  Cyswllt a Chyfathrebu

2.1 Mae Trac Cymru yn sefydliad dwyieithog, ac yn croesawu cyswllt yn Gymraeg neu Saesneg. Efallai y bydd rhai o’r rolau a gynigir i weithwyr llawrydd yn gofyn am y gallu i ddefnyddio’r iaith Gymraeg, a bydd yr angen hwn yn cael ei ddatgan yn glir mewn unrhyw gyhoeddusrwydd.

2.2 Bydd gweithwyr llawrydd wastad yn derbyn enw cyswllt yn y sefydliad, a chael mynediad at staff arall i gefnogi eu gwaith ac arfer.

2.3 Yr ydym yn gwerthfawrogi amser gweithwyr llawrydd, a byddwn yn ceisio gwneud y gorau o ran effeithlonrwydd yr amser cyswllt a’r cyfarfodydd gan arbed amser a chostau teithio drwy gynnig cyfleoedd i drafod ar y ffôn neu gynnal cyfarfodydd arlein.

2.4 Os byddwn yn cysylltu â chi ar sail llawrydd, byddwch yn derbyn briff ysgrifenedig a byddwch yn cael eich goruchwylio gan reolwr llinell. Byddwn yn trafod yr holl feysydd cyflenwi y disgwylir gan y ddwy ochr.

2.5 Mae’r gweithwyr llawrydd sy’n cydweithio’n gyson gyda ni yn dod yn rhan o’n gwead, a byddant yn cael eu cynnwys mewn cyfathrebu perthnasol ar draws y sefydliad, ac yn cael eu gwahodd i gyfarfodydd yr holl staff a digwyddiadau arbennig. 

2.6 Yr ydym yn cydnabod bod y broses weinyddol yn cymryd llawer o amser, a byddwn bob amser yn ceisio cadw hyn at isafswm ar gyfer gweithwyr llawrydd pan yn trafod meysydd megis cytundebau a ffurflenni a seilir ar wybodaeth.

3.  Ymgyfarwyddo a mynediad

3.1 Pan fyddwn yn dechrau cydweithio gyda chi byddwn yn holi os oes gennych unrhyw anghenion mynediad. Byddwn yn gwneud ein gorau i gwrdd ag anghenion mynediad pob aelod o staff, gan gynnwys gweithwyr llawrydd.

3.2 Os yr ydych yn newydd i waith Trac Cymru, pan fyddwch yn dechrau gweithio gyda ni byddwn yn eich gwahodd i fynychu sesiwn ymgyfarwyddo. Yn gyffredinol, byddwn yn gadael llonydd ichi fwrw ymlaen gyda’ch gwaith, ond bydd wastad gennych enw cyswllt a fydd yn barod i ymateb i unrhyw gwestiynau.  

4.  Datblygiad ac Hyffforddiant Proffesiynol

4.1 Os byddwn yn cynnig cefnogaeth ac hyfforddiant i weithwyr llawrydd, byddwn wastad yn datgan ei natur yn glir, a phryd y bydd ar gael.

4.2 Lle bynnag y bo’r cyfle, byddwn yn cynnig y sesiynau hyfforddiant sydd ar gael i’r staff cyflogedig i’r gweithwyr llawrydd sy’n gweithio gyda ni yn gyson. 

4.3 Byddwn yn cynnig cyfle i weithwyr llawrydd sy’n gweithio gyda Trac Cymru fynychu cyfarfod Bwrdd. Mae hyn yn rhan o’n hymrwymiad ehangach i weithredu mewn modd mor dryloyw â phosib, lleihau’r dirgelwch sy’n perthyn i fyrddau ac arfogi rhagor o weithwyr llawrydd gyda’r wybodaeth a’r profiad a fydd, o bosib, yn eu hannog i ymgeisio at fyrddau yn y dyfodol.  

5.  Ffioedd a Thaliadau

5.1 Mae Trac Cymru yn blaenoriaethu talu gweithwyr llawrydd cyn gynted ag y bo modd, ac yn anelu at dalu anfoneb o fewn 14 diwrnod o’i derbyn.

5.2 Nid ydym yn disgwyl bod gweithwyr llawrydd yn llenwi ffurflen cyflenwr, a byddwn yn talu ar dderbyn anfoneb sy’n cynnwys yr wybodaeth ganlynol:

– manylion cyswllt, yn cynnwys cyfeiriad ebost a rhif ffôn

– dyddiad, natur y gwaith a wnaethpwyd a’r ffi y cytunwyd arno

– manylion cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu, fel bod modd gwneud taliadau electronig

5.3 Byddwn wastad yn cytuno ymlaen llaw ar ffioedd ac amserlenni talu. Mae Trac Cymru yn Gyflogwr Cyflog Byw achrededig ac wedi’i ymrwymo at dalu’r cyfraddau undeb a argymellir e.e. Undeb y Cerddorion, fel isafswm tâl. Yr ydym yn disgwyl bod gweithwyr llawrydd yn graddio’r gweithgaredd i gydweddu â‘r ffi sydd ar gael, i beidio gostwng eich ffi neu weithio oriau di-dâl. Yr ydym am i weithwyr llawrydd rhoi gwybod i ni os yw ein disgwyliadau yn uwch na’r ffi sydd ar gael.

5.4 Yr ydym yn sylweddoli bod rhaid i weithwyr llawrydd, pan yn pennu eu fioedd,  ddarparu ar gyfer tâl salwch, tâl gwyliau, pensiwn, hyfforddiant a datblygu a chostau eraill, felly yr ydym yn disgwyl bod eu cyfraddau’n uwch na’r cyfwerth cyflogedig.

5.5 Mae gweithwyr llawrydd yn gyfrifol am dalu eu trethi a’u Hyswiriant Gwladol eu hunain. Byddwn yn gofyn ichi gadarnhau hyn ar eich anfoneb, a chynnwys eich rhif Cyfeirnod Treth Unigryw (UTR).

5.6 Nid ydym yn disgwyl bod gweithwyr llawrydd yn sybsideiddio llif arian Trac Cymru. Lle bo hynny’n briodol, byddwn yn trefnu taliad neu ran-daliad ymlaen llaw, a naill a’i talu unrhyw dreuliau yn uniongyrchol neu eu had-dalu cyn gynted a bo modd. 

6.  Cynllunio a Chytundebau

6.1 Byddwn wastad yn cytuno, yn ysgrifenedig,  ar ffioedd, trefniadau, cyfrifoldebau, amserlenni a dyddiadau terfyn gweithgaredd. Ni fydd hyn bob amser ar ffurf contract ffurfiol, ond efallai y bydd ar ffurf llythyr o gytundeb neu drwy gyfnewid ebyst. Ar gais, yr ydym yn hapus i ddarparu gwaith papur mwy ffurfiol. 

6.2 Os bydd amgylchiadau’r cyflenwi yn newid, o ran Trac Cymru neu’r gweithiwr llawrydd, byddwn yn ceisio trefnu ffyrdd amgen o ymgysylltu â’r gwaith contract a thalu fel y cynlluniwyd, ar yr amod bod y dewis amgen (ffrydio, cyflwyno cyfunol, arlein) yn briodol, yn ymarferol ac yn bosibl o ran nod y gwaith. 

6.3 Byddwn bob amser yn cytuno, yn ysgrifenedig ac ymlaen llaw, beth fydd yn digwydd o ran y ffioedd os bydd y gweithgaredd yn cael ei ohirio neu ganslo.

7.  Diogelu a Pholisïau

7.1 Mae’n bosibl y byddwn yn disgwyl bod gennych wiriad DBS cyfredol cyn eich bod yn cael gweithio gyda ni. Os bydd angen un, gallwn drefnu hyn. 

7.2 Yr ydym yn gofyn bod gweithwyr llawrydd sy’n gweithio ar ran Trac Cymru yn ymwybodol o’n polisïau (sydd ar gael ar ein gwefan), yn enwedig y rhai hynny sy’n cyfeirio at Ddiogelu, Preifatrwydd, Cydraddoldebau a’r Iaith Gymraeg, cyn eich bod yn gwneud unrhyw waith ar ein rhan.

8.  Os bydd pethau’n mynd o’u lle

8.1 Tra yr ydych yn ein cyflogaeth, ni ddylai gweithwyr llawrydd ymwneud ag unrhyw weithgaredd a  allai ddwyn cyhoeddusrwydd anffafriol ar ein sefydliad, neu eich atal rhag gyflawni eich dyletswyddau a’ch cyfrifoldebau i’n boddhad ni. Tra’n cyflenwi ar ran Trac Cymru, rhaid gwerthfawrogi bod eich ymddygiad yn adlewyrchu ein delwedd ni, ac yr ydym yn cadw’r hawl i gymryd camau priodol os nad ydych yn cydymffurfio â’r amod hwn. 

8.2 Os bydd unrhyw beth yn mynd o’i le, ein gobaith yw y bydd ein systemau ni yn adnabod hyn a, thrwy sefydlu perthynas gonest a seilir ar ymddiriedaeth, bydd gweithwyr llawrydd yn teimlo eu bod yn gallu dweud wrthon ni os oes rhywbeth yn mynd o’i le. Gallwch godi unrhyw faterion gyda‘ch prif bwynt cyswllt neu drafod, yn uniongyrchol, gyda Chyfarwyddwr Trac Cymru. Byddwn wastad yn ymateb.

Mabwysiadwyd gan Fwrdd Ymddiriedolwyr Trac Cymru ar Fehefin 29 2022; adolygwyd a chytunwyd ar 20 Medi 2022.

Hoffai Trac Cymru ddiolch i ARC Stockton am y tarddiad mewnbwn a addaswyd i greu’r polisi hwn.